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L'era della digitalizzazione: guida per le piccole e medie imprese

Elena Margaria Elena Margaria12 min

Digitalizzazione di qua, Industria 4.0 di là. Tutte parole che, seppur evidenzino sfumature diverse, si riferiscono allo stesso fenomeno inarrestabile che ha travolto e stravolto l'Italia e il mondo. Perché sì, seppur proceda a passo lento, anche in Italia si è diffuso e si sta diffondendo a macchia d'olio.

E non è tutto merito delle nuove leggi imposte dal governo. È vero, hanno senza dubbio dato una bella spinta iniziale. Ma il merito va anche e soprattutto a quegli imprenditori italiani, che per primi hanno abbracciato la sfida della digitalizzazione ottenendo vantaggi indiscutibili, dando così il buon esempio e una bella dose di coraggio ai più titubanti.

Tuttavia, se la tua è una micro, piccola o media impresa ci sono buone probabilità che tu a questa sfida non abbia ancora preso parte. E non lo dico io. Lo dicono le statistiche e i report stilati per fotografare la situazione delle imprese italiane in materia di trasformazione digitale. Ma questo lo vedremo dopo più nei dettagli.

Intanto, ti dico solo che questo articolo ti accompagnerà passo passo alla scoperta del mondo della digitalizzazione. Scoprirai prima di tutto cos'è esattamente, senza troppi giri di parole. Troverai poi il punto della situazione per quanto riguarda PMI italiane e trasformazione digitale. E infine verrai a conoscenza di come anche una piccola azienda può trarne vantaggio senza grandi investimenti iniziali, grazie a nuovissime applicazioni che in pochi conoscono ma che già stanno rivoluzionando il modo di lavorare di quelli che vi si sono imbattuti.

Allora, sei pronto?! Iniziamo!

Cos'è esattamente la digitalizzazione? E la trasformazione digitale?

La digitalizzazione è la trasformazione delle informazioni nel linguaggio dei computer e, per quanto riguarda le aziende, consiste nell'introduzione di nuove tecnologie con lo scopo di rispondere alle esigenze dei consumatori di oggi, che vogliono prodotti sempre più personalizzati e subito.

Con trasformazione digitale, invece, si indica l'insieme dei cambiamenti, non solo tecnologici, ma anche culturali e organizzativi, che derivano dall'adozione delle tecnologie digitali. Cambiamenti che vanno sempre più nella direzione di trasparenza e condivisione, di fatto ponendo al centro dello sviluppo il destinatario finale.

Conclusione? La trasformazione digitale è il risultato della digitalizzazione.

E cosa si intende per Industria 4.0 e Impresa 4.0? Sono la stessa cosa?

L'Industria 4.0, citando Wikipedia, è la tendenza dell'automazione industriale che integra alcune nuove tecnologie produttive per migliorare le condizioni di lavoro, creare nuovi modelli di business e aumentare la produttività e la qualità produttiva degli impianti. In altre parole, è un'ulteriore evoluzione dell'automazione industriale che sfrutta la connettività tra macchinari, computer e rete.

Il termine Industria 4.0 non è un termine campato in aria, bensì il nome di un'iniziativa europea chiamata appunto Industry 4.0, a sua volta ispirata a un progetto del governo tedesco. Questo progetto, concretizzatosi nel 2013, aveva lo scopo di ammodernare la manifattura tedesca per riportarla ai vertici mondiali e, visti i risultati ottenuti, ha spinto molti altri paesi, inclusa l'Italia, a perseguire la stessa politica.

Infatti, con Industria 4.0 viene indicato anche l'insieme di misure prese dal Governo Italiano per incentivare le aziende manifatturiere alla trasformazione digitale. Piano, che a partire da fine 2017, è stato ribattezzato Impresa 4.0, in quanto le manovre previste dal governo interessano tutti i settori dell'economia (e non solo quello manifatturiero) e sono rivolte maggiormente alle piccole e medie imprese.

Ma perché proprio 4.0? Perché alcuni tra gli studi fatti per definire l'impatto sociale ed economico di queste politiche hanno definito questo periodo storico Quarta rivoluzione industriale. Non è pazzesco?! Tra qualche anno, il nostro tempo verrà apparirà sui libri di storia proprio così, come la quarta rivoluzione industriale!

Le 4 rivoluzioni industriali
Foto di Christoph Roser, AllAboutLean.com

Tra l'altro, ti svelo un segreto... io ero rimasta alle seconda rivoluzione industriale e manco sapevo della terza, che vergogna! A scuola, infatti, partendo ogni volta dalla preistoria, è sempre mancato il tempo per studiare gli anni più recenti e, di conseguenza, ho sempre solo fatto una carrellata veloce degli ultimi avvenimenti, ahimè! Ma tu, lo sapevi?! Dimmi la verità!

Conclusione? L'Impresa 4.0 è l'evoluzione dell'Industria 4.0.

A che punto è la digitalizzazione delle piccole e medie imprese italiane?

Per rispondere a questa domanda, mi rifaccio al PMI Digital Index 2019, il report che fotografa il livello di digitalizzazione delle Piccole e Medie Imprese del nostro Paese, elaborato da GoDaddy, il più grande registrar di domini al mondo. Registrar che? Si mangia? No! È solo un termine tecnico (o parolone) per indicare una piattaforma online dove puoi acquistare il nome del tuo sito web.

Il report, nonostante si basi sul profilo di 4000 PMI italiane con dominio registrato, evidenzia come ci siano ancora ampi margini di miglioramento. Perché dico, e sottolineo, nonostante? Perché basandosi su aziende con dominio registrato, ovvero con un sito web, tralascia tutte quelle aziende che non hanno ancora una vetrina digitale, escludendo di fatto gran parte di quelle meno digitalizzate.

Per darti proprio solo un'idea, dai risultati emerge che il settore più maturo dal punto di vista digitale è quello di alloggi e ristorazione. A seguire quelli di mobili, assistenza, istruzione e vigilanza. Mentre a fare i fanalini di coda, sono i settori di minerali, plastica, metallo, costruzioni, pelle e tessili, e trasporto e magazzinaggio.

Altra cosa interessante e, onestamente, anche un po' inaspettata (forse sarò di parte, ma ci sono rimasta male!), il fatto che le PMI del Nord-Ovest siano quelle meno digitalizzate d'Italia, mentre quelle di Marche, Sardegna e Lazio le più mature da questo punto di vista.

Curioso e non da non sottovalutare, il fatto che il grado di digitalizzazione aumenta al crescere del fatturato, soprattutto in certi settori (minerali, plastica, metallo, legno e carta), suggerendo due cose:

1.
Più l'azienda è grande, più è disposta a investire nella propria trasformazione digitale.
2.
Più un'azienda è digitalizzata, più il fatturato cresce.

Infine, GoDaddy sottolinea che la digitalizzazione crea vero valore per le aziende solo nella fase di maturità digitale più avanzata. Vuoi la mia personale opinione? Eccola!

Da una parte sono pienamente d'accordo, perché con le tecnologie funziona proprio così: i vantaggi quelli belli grossi arrivano quando il tutto è connesso e automatizzato, non quando si fanno le cose a metà, perché così si rischia solo di perdere tempo e soldi!

Allo stesso tempo, però, sono convinta che da qualche parte bisogna pur cominciare. E che, come in tutte le cose, è impossibile oltre che contro-producente, andare da 0 a 100 dall'oggi al domani! Nella digitalizzazione come nella vita si va per piccoli passi, ponendosi degli obiettivi ambiziosi ma raggiungibili, e agendo di conseguenza.

Ecco perché di seguito trovi i miei suggerimenti per iniziare (o continuare) la trasformazione digitale della tua azienda, per obiettivi. Non vuole essere una lista completa, ma una lista di idee da cui attingere o farsi ispirare nel caso tu voglia migliorare sotto questo aspetto, andando per gradi e senza fare grossi investimenti tutti in una volta. Spero tanto ti sia utile a fare scelte consapevoli e non dettate dalla moda o dal sentito dire!

OBIETTIVO #1 - Velocizza la visualizzazione delle fatture XML

Perché perdere la vista cercando di leggere le fatture XML con un editor di testo come WordPad, o perdere tempo andando ogni volta sul sito dell'agenzia delle entrate? Non c'è bisogno di perdere né l'una né l'altro!

Se anche a te succede di avere fatture XML sul tuo pc, ma non poterle visualizzare come vorresti, ho una buona notizia. AssoInvoice è il programma gratuito che fa al caso tuo. Non fa granché, devo essere sincera, ma quello che fa lo fa alla grande. Vuoi saperne di più? Leggi questo articolo e scopri subito perché AssoInvoice è perfetto per visualizzare le fatture elettroniche.

OBIETTIVO #2 - Semplifica la gestione dei tuoi documenti

Lo so: tutti sti documenti e sta burocrazia ti fanno impazzire. Eppure, vanno fatti. E allora perché stare qua a lamentarsi, invece di risolvere il problema alla radice? Non è una missione impossibile, te lo assicuro!

Se per te creare i documenti non è un problema, ma cerchi una soluzione per la loro archiviazione, prendi in considerazione il cloud e non te ne pentirai. Ancora?! Ma si mangia sto cloud che tutti ne parlano? già ti sento! Per capire davvero cos'è il cloud e come usarlo in azienda (non solo per l'archiviazione dei documenti) dai un'occhiata a questo articolo.

Ti ho convinto, non è vero?! Lo sapevo! Allora dai un'occhiata a Google Drive e Dropbox: offrono entrambi un bel po' di spazio gratuitamente.

Se invece vuoi una soluzione più completa, che ti semplifichi la vita già a partire dalla creazione dei documenti, oltre alla loro gestione e archiviazione, allora ti serve un software gestionale in cloud, tipo Dockington.

Dockington, software per gestionale documentale

Un software del genere non solo ti semplifica la gestione dei documenti, ma automatizza anche tutte quelle attività manuali che ti trovi a fare giornalmente per mettere su carta il tuo lavoro, risparmiandoti ore e ore di lavoro ogni settimana.

OBIETTIVO #3 - Semplifica la gestione dei tuoi dipendenti

Tra ferie, permessi e giorni di malattia è un attimo fare confusione e dimenticarsi di segnarli, per poi pagarne le conseguenze. O sbaglio?

E poi, quante ore spendi ogni mese a controllare il foglio delle presenze e a chiedere puntualmente chiarimenti su ore mancanti causa devo essermi dimenticato di timbrare?

Bene, recentemente sono venuta a conoscenza di un'app, Fluida, nata proprio per semplificare la relazione tra lavoratore e azienda. Questa piattaforma HR permette di gestire le assenze, segnare gli straordinari, richiedere le ferie, e anche di compilare le note spese. Il tutto con pochi tap sul telefono, rendendo queste attività burocratiche e noiose, veloci e divertenti.

OBIETTIVO #4 - Tieni sotto controllo la situazione degli ordini

Prima di tutto, per fare stime accurate sui tempi di consegna. Quante volte hai promesso l'impossibile a un cliente solo per aggiudicarti l'ordine, per poi ritrovarti a lavorare ad orari improbabili? Sicuramente ti è capitato. Capita a tutti!

Poi, per evitare ritardi nelle consegne. Infatti, quando non si hanno ben chiare le priorità, si finisce per lavorare per il cliente che stressa di più invece che all'ordine più urgente. E non dirmi che non ti è mai successo perché non ci credo!

E infine, perché avere la situazione degli ordini sempre aggiornata ti evita situazioni spiacevoli, come la perdita di potenziali clienti e le maledizioni del corriere a cui tocca aspettare.

Per una situazione degli ordini sempre aggiornata con le ultime consegne, ti consiglio un gestionale nato proprio per soddisfare questa esigenza in primis.

Per esempio, Dockington, ancor prima di esser un software di fatturazione è un programma per la gestione degli ordini. Ma cosa significa? Significa che nonostante lo scopo finale sia quello di fatturare, la vera automazione sta negli ordini.

Perché sì, bello fatturare eh, ma... non è forse quel che viene prima della fatturazione che richiede la maggior parte del tempo e del lavoro?!

Dimmi se sbaglio, ma sono abbastanza certa che ciò che può semplificarti davvero la vita è un programma che ti permette di importare velocemente gli ordini ricevuti e di visualizzarne la situazione sulla base delle scadenze. Di programmare facilmente la produzione e di fare consegne parziali o totali, a seconda del caso, con un paio di click. Non sei d'accordo?

OBIETTIVO #5 - Tieni traccia del rapporto coi tuoi clienti

Perché? potresti chiedere. Perché:

1.
Siamo tutti impegnati, e a meno che il tuo prodotto o servizio sia indispensabile, può capitare che un cliente, dopo averti chiesto informazioni, si scordi di acquistare.
2.
Anche tu sei super impegnato, e anche a te può capitare di non rispondere subito a una richiesta e poi dimenticartene.
3.
Sapere se e ogni quanto un cliente torna ad acquistare da te è utilissimo per migliorare la tua offerta.
4.
A volte anche un cliente affezionato ha bisogno di una telefonata per ricordarsi quanto ha bisogno di ciò che offri.

Si chiamano CRM, ovvero Customer Relationship Management (= Gestione del Rapporto con il Cliente), e sono software studiati apposta per quelle aziende che vogliono tenere sotto controllo il rendimento dei propri addetti alle vendite e semplificarne la pianificazione delle varie fasi: contatto via mail/tel, contatto di persona, preventivo, vendita...

Tuttavia, a meno che la tua azienda abbia un reparto apposito e degli agenti di vendita (caso in cui ti consiglio vivamente di dare un'occhiata a questi software perché potrebbero davvero fare al caso tuo), ci sono buone probabilità che tu, di un software così complesso, possa farne a meno. Anche perché, secondo me, rischierebbe di portarti via troppo tempo rispetto ai vantaggi che avresti effettivamente.

Vuoi un consiglio? Io, fossi in te, valuterei queste due opzioni.

Uno: mi farei una bella tabella Excel con cliente, tipo contatto, data e la terrei aggiornata manualmente. Ovviamente, solo nel caso in cui i clienti fossero meno di 20/30. Altrimenti diventerebbe troppo impegnativo.

Due: nel caso avessi già un software gestionale, mi farei aggiungere un modulo per la gestione dei clienti; nel caso non ce l'avessi ancora, ne cercherei uno che lo comprende. E il motivo per cui lo vorrei integrato al mio gestionale è molto semplice. Dovendo già inserire i dati dei clienti per fare DDT e fatture, perché doverli re-inserire in un secondo programma? E poi, perché dover aggiungere manualmente alcuni eventi come offerta inviata e ordine ricevuto, quando il gestionale che uso ha già tutte queste info?

OBIETTIVO #6 - Tieni d'occhio i tuoi conti

Si tende a pensare che solo un'azienda grande debba tenere in ordine i propri conti. Bella cazzata! In realtà, sono proprio le piccole imprese che, per crescere, ne hanno bisogno più di tutte.

La differenza tra gli imprenditori di successo e gli altri, è proprio l'abitudine di dare periodicamente un'occhiata ai propri numeri. Non un'occhiata qualunque, eh, sia chiaro! Un'occhiata sistematica, volta a chiarire le idee sull'andamento dell'azienda e a identificare gli eventuali punti da migliorare. Ma non solo. Perché, cosa ancora più importante, le statistiche aziendali aiutano a prendere le decisioni.

Per tenere d'occhio i conti della tua azienda, non posso che consigliarti Dockington Reports, il nostro programma per le statistiche aziendali, che trasforma le tue fatture XML direttamente in grafici, evitandoti così l'inserimento manuale dei dati.

Grafico ad area dei clienti in Dockington Reports

È fresco fresco! L'idea, infatti, è nata giusto qualche mese fa, quando ci siamo accorti che le piccole aziende spendono davvero troppo tempo a inserire dati in Excel, per poi avere grafici troppo limitati.

Con Dockington Reports, hai a disposizione sotto forma di grafici tutti i dati presenti nelle tue fatture XML (sia di vendita che d'acquisto), senza doverli inserire uno ad uno. Ovviamente, puoi comunque aggiungere manualmente quelle spese o quei ricavi di cui non hai la fattura elettronica, così da avere un resoconto davvero completo su costi, ricavi, clienti e fornitori.

In più, hai la possibilità di catalogare le tue fatture, in modo da visualizzare meglio quali sono le spese maggiori, e quali le tipologie di prodotti o servizi che ti rendono di più.

Detto molto semplicemente, Dockington Reports è studiato per fornirti le info necessarie a prendere decisioni consapevoli, sulla base di grafici e statistiche che ti aiutano a individuare i clienti migliori e a identificare le spese non prettamente necessarie.

La digitalizzazione delle aziende a piccoli passi: ora tocca a te!

Dopo questa non troppo breve ma sicuramente intensa carrellata di idee su come affrontare la digitalizzazione a piccoli passi, non hai più scuse. È ora di passare alla pratica e iniziare (o continuare) la trasformazione digitale della tua azienda, piccola o grande che sia!

Come ogni imprenditore hai sicuramente un milione di cose da fare e, nonostante faccia del tuo meglio, con buone probabilità fatichi a star dietro a tutto. È normale! E allora perché non usare la digitalizzazione a tuo favore e provare a velocizzare le tue attività, mantenendo o, ancora meglio, migliorando la qualità che offri ai tuoi clienti?

E ricorda: non c'é bisogno di partire in sesta e fare tutto subito. L'importante è partire, possibilmente con bene in mente l'obiettivo che si vuole raggiungere. Perché, come si dice, è a piccoli passi che si raggiungono i grandi traguardi.

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