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Questi 3 errori apparentemente insignificanti possono minare la reputazione della tua azienda. Correggili subito!

Elena Margaria Elena Margaria5 min

Se sei un imprenditore, sai bene quant'è difficile costruire una reputazione per la tua azienda. Ci vuole un'infinità di tempo, pazienza certosina e lavoro lavoro lavoro. E sai anche quant'è facile perderla. Bastano due o tre clienti scontenti che spargono la voce e la tua reputazione è praticamente distrutta.

Mentre non puoi controllare ciò che dicono in giro i tuoi clienti insoddisfatti quando qualcosa va storto, puoi (e dovresti) evitare questi 3 errori che seppur non clamorosi rischiano di rovinare l'immagine della tua azienda e minare la tua reputazione.

ERRORE #1: I tuoi documenti non seguono nessuna logica

Se non fosse per il nome della tua azienda scritto in alto, i tuoi documenti potrebbero senza problemi appartenere ad aziende diverse. È vero, ultimamente sei migliorato: lo devo ammettere! Hai iniziato a utilizzare dei template (o modelli) per DDT e ordini, che senza dubbio ti aiutano a guadagnare tempo ed evitare errori imbarazzanti nelle informazioni della tua azienda.

Però, lo vedi anche tu che i tuoi layout non sono omogenei. Come potrebbero esserlo? Hai scaricato il modello degli ordini da un sito web e ti sei registrato da qualche altra parte per avere il modello dei ddt in omaggio. E infatti non hanno niente a che vedere l'uno con l'altro. Che sorpresa! Sembrano più o meno come una Fiat e una Tesla parcheggiate l'una accanto all'altra (ok, forse come una Fiat e una Renault, ma hai capito il punto!).

Per non parlare delle offerte. Modelli non pervenuti, e quindi? Non crei nessun documento, mi sembra ovvio! Butti giù un'email con prezzi e scadenza, e via. Tutto grandioso, finché non è ora di fare la fattura e ti tocca andare a cercare l'email in cui avevi stabilito i prezzi.

Ai tuoi clienti frega qualcosa? Forse sì, forse no. Ma a te sì! Vuoi che ti considerino un professionista, o sbaglio? E allora agisci come tale, e fallo costantemente, non di tanto in tanto! In più, così facendo semplifichi loro la vita. Sai, quando inizi ad avere decine di fornitori, trovare un documento specifico in una pila enorme può diventare un incubo, specialmente se i tuoi occhi non sanno cosa cercare. Se il layout è lo stesso in tutti i tuoi documenti, i tuoi clienti ti ringrazieranno invece di mandarti le maledizioni!

In questo caso hai 2 scelte. 1) Puoi crearti da te i modelli mancanti e modificare quelli che hai scaricato, in modo da mantenere costante il layout. 2) Puoi usare un software gestionale che, tra le altre cose, ti fornisce i modelli già pronti, in modo da non dover nemmeno pensarci. Qui sotto puoi vedere come i tuoi documenti risulterebbero omogenei se usassi Dockington per esempio.
Documenti in Dockington

ERRORE #2: Firmi le email in base all'umore (o alla fretta)

A volte finisci le tue email con un freddo e distante "Distinti saluti, <nome della tua azienda>", altri con un informale e amichevole "Ciaoooo, <tuo nome>". E quando sei troppo di fretta, non firmi proprio e salti direttamente al pulsante "Invia". "Guarderanno l'indirizzo email, se non capiscono che sono io", pensi.

L'abbiamo fatto tutti. Qualche volta siamo così presi dalle mille cose da fare, che l'ultimo dei nostri problemi è la firma da usare.

Ai tuoi clienti frega qualcosa? Forse sì, forse no. Ma a te sì! Vuoi che si fidino di te e del tuo marchio. Vuoi che pensino a te quando hanno bisogno di un servizio o un prodotto che offri. Vuoi che ti raccomandino quando un amico chiede loro consiglio. E per questo, devi farli sentire come se ti conoscessero. Come se fossi una garanzia.

Ecco perché non dovresti trascurare la tua firma nelle email. Perché essa costituisce un modo facile e veloce per aumentare il fattore "Ti conosco e mi fido". Mi spiego meglio. Quando i tuoi clienti vedono la tua stessa firma un paio di volte di fila, automaticamente iniziano a pensare di sapere esattamente cosa aspettarsi da te. E non solo in termini di parole, anche in generale!

La buona notizia è che puoi avere la tua firma inserita per te alla fine di ogni email, senza dovertene occupare. Come? Impostando la firma predefinita nel tuo provider di posta elettronica. Ti ci vorranno 5 minuti e non dovrai mai più pensarci! Ecco i link alle guide pratiche di GMail, Outlook e Libero, ma tieni presente che puoi ottenere lo stesso risultato con il 99% degli altri provider di posta elettronica, ti basta fare una ricerca su Google!

ERROR #3: Impieghi un'eternità a dare una risposta ai tuoi clienti

Ricevi mai una chiamata da un cliente che ti chiede di controllare qual è la situazione dei suoi ordini? "Ti dispiace?! Mi faresti un favore enorme!" ti dice nella speranza di avere una risposta rapida e immediata. "Certo, nessun problema. Ti richiamo appena so." rispondi tu per guadagnare un pizzico di tempo.

Nel migliore dei casi, inizi a navigare nel tuo software gestionale, filtrare gli ordini per cliente e prendere nota di cos'hai già consegnato e cosa riamane. Nel peggiore dei casi, vai a prendere il tuo raccoglitore esplosivo, pesante e polveroso e inizi a sfogliarlo cercando il nome del cliente. "Non ho ancora evaso quest'ordine? Eppure mi sembrava di sì!" ti chiedi di tanto in tanto. E prima che tu te ne renda conto, è passata mezz'ora e non hai ancora finito.

Ho visto mio papà farlo un sacco volte, in passato. E devo ammettere che era piuttosto divertente osservare da fuori quella caccia al tesoro interminabile. Mi chiedo se anche lui lo trovasse divertente!

Ai tuoi clienti frega qualcosa? Ci puoi scommettere! E a te anche! Prima di tutto, non vuoi perdere tempo a cercare dati che non ti servono nemmeno, quando invece dovresti lavorare. E poi, dal momento che il tuo obiettivo numero uno è accontentare i tuoi clienti, devi fare in modo che la vostra collaborazione proceda liscia come l'olio.

In questo caso, non hai altra scelta che un software gestionale. E non uno qualunque! Uno che oltre a mostrarti la situazione degli ordini per cliente, te la tenga sempre aggiornata con le ultime consegne. Qui di seguito puoi vedere quant'è facile e veloce avere la situazione degli ordini per un cliente specifico con i software gestionali progettati proprio con questo scopo in mente. Con Dockington, ad esempio, ci vogliono meno di 10 secondi. Guardare per credere! E mentre lo fai, tieni presente quanto tempo impiegheresti a sfogliare il raccoglitore esplosivo! O anche solo a farti la lista di ciò che ti rimane da consegnare, nel caso tu abbia già i tuoi ordini sottomano.

E voilà! Onestamente, sono ancora scioccata da quante persone continuano imperterrite a ripetere l'errore #2, quando la soluzione è così banale — incluso mio papà! Ti prometto che se riuscirai a evitare questi errori, vedrai dei risultati. Risultati come più passaparola spontaneo, più vendite ricorrenti e più email da clienti che vogliono solo dirti "Grazie!". E se sei uno dei pochissimi che già non commette questi errori, complimenti! Significa che stai davvero facendo tutto il possibile per mantenere alta la tua reputazione, quindi sii orgoglioso!

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